Политика за защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД

ВЪВЕДЕНИЕ

През октомври 2019 г. Европейският парламент и Съветът приеха Директива на ЕС 2019/1937 („Директивата“), определяща изискванията за защита на лицата, които подават сигнали за нарушения и признавайки значението на осигуряването на балансирана и ефективна защита на тези лица. Настоящата Политика определя отговорностите и ангажиментите на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД (наричано по-долу за краткост „Дружеството“) по отношение на защитата на лицата, които подават сигнал за нарушения и се прилага за цялото дружество и всички негови служители.

Европейската директива е транспонирана в българското законодателство с приемането на Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения Обн. ДВ. бр.11 от 2 Февруари 2023г. (наричан по-долу за краткост „Закона“)
Законът има за цел да осигури защитата на лицата в публичния и в частния сектор, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите или служебните им задължения или в друг работен контекст.

Всички задължени лица следва да създадат вътрешен канал за подаване на сигнали за нарушения в изпълнение на целите, заложени със Закона.
Настоящата политика има за цел да приложи на практика приетите национални и наднационални актове в дейността на Дружеството. Политиката е задължителна за всички служители, работещи във „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД.


ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящата Политика, посочените думи и изрази ще имат следното значение:

„Цел“ – осигуряване на защитата сигнализиращите лица, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите им задължения или в друг работен контекст.

„Сигнализиращото лице“ - потенциален, настоящ или бивш партньор, директор, длъжностно лице, мениджър, служител, доставчик, изпълнител, доброволец или стажант в Дружеството, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения.

„Подпомагащо лице“ – това са:
1. лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал;
2. лица, които са свързани със сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия поради сигнализирането;
3. юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.

„Защита“ - означава всички разумни стъпки, предприети от Дружеството за осигуряване на поверителност на името на сигнализиращото лице, както и мерките, прилагани за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности от ответни действия с цел отмъщение и финансови загуби. Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо лицата, посочени в чл. 5, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формите изброени в чл. 33 от ЗЗЛПСПОИН;

„Сигнал“ е сигнал или публично оповестяване на информация за нарушение.

„Нарушение“ е всяко:

1. нарушение на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:
а) обществените поръчки;
б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
в) безопасността и съответствието на продуктите;
г) безопасността на транспорта;
д) опазването на околната среда;
е) радиационната защита и ядрената безопасност;
ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
з) общественото здраве;
и) защитата на потребителите;
к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
л) сигурността на мрежите и информационните системи;
2. нарушение, което засяга финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
3. нарушение на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
4. нарушение, свързано с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
5. извършено престъпление от общ характер, за което лице по чл. 5 е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
6. нарушение на правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
7. нарушение на трудовото законодателство;
8. нарушение на законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

„Изключение“ – сигнал, който излиза извън обхвата на закона, защото касае нарушение:

1.    на правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
2.    на защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;
3.    който е станал известен на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;
4.    на поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;
5.    на тайната на съдебното съвещание;
6.    на правилата на наказателното производство.

„Пречка за образуване на производство“ – по анонимни сигнали или сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

„Ответни действия“ - означава всеки акт на дискриминация, отмъщение или тормоз, извършен пряко или косвено срещу сигнализиращо лице, от когото и да е във връзка с подаването на сигнал за нарушението.


ЦЕЛ

Настоящата политика се приема от „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД в изпълнение на европейското законодателство и цели да постигне пълно съответствие с нормативната уредба в сферата на защитата на лицата, подаващи сигнали за нарушения. Дружеството желае с приемането на политиката да допринесе за повишаване на културата на откритост в организацията, да осигури среда за всички служители да подават сигнали за нередности, без да се страхуват от ответни действия и не на последно място да информира и гарантира  защита на сигнализиращите лица.


ОБХВАТ

Персонален обхват

Настоящата политика е насочена към служителите на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД и потенциалните, настоящите или бившите служители, партньори, директори, длъжностни лица, мениджъри, доставчици, изпълнители, доброволци или стажанти в Дружеството, които разполагат с информация за нарушение.
Дружеството насърчава всяко лице на което му е известна информация за нарушение по смисъла на тази политика, да подаде сигнал посредством вътрешния канал за сигнализиране. Дружеството гарантира защита на всички сигнализиращи лица и/или подпомагащи лица.

Материален обхват

Настоящата политика е част от вътрешните правила на Дружеството, насочени към защита на лицата, подаващи сигнали за нередности, съобщаващи за нарушения на закон или на вътрешните политики, правила и процедури. Тези нарушения могат да се изразяват в изпиране на пари, документни престъпления, корупция, търговия с вътрешна информация, подкупване, измама, дискриминация, неетично или неморално поведение, неизпълнение на задълженията и други.

Изключения

Настоящата политика не може да се използва за преразглеждане на годишни финансови отчети, финансови и бизнес решения, взети от Дружеството и обективирани в актове на съвета на директорите или едноличният собственик на капитала/акционерите.


ОБЩИ УСЛОВИЯ

Дружеството създава специални канал за подаване на сигнали за нарушения, който позволяват подаването на сигнал за нарушение по различни начини и така, позволяващи на сигнализиращото лице да използва най-удобния за него начин на комуникация, включително и при предоставянето на доказателства. „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД е определило специален служител, на когото е възложено приемането на сигналите и тяхното разглеждане, като при желание на сигнализиращото лице, сигнал може да бъде подаден и в устна форма, като това се документира от длъжностното лице.

Дружеството гарантира защитата посочена в настоящата политика по отношение на всяко сигнализиращо лице, което към момента на подаването на сигнал за нарушение има разумни основания да подозира поведение, което изисква докладване и че информацията, което предоставя пред Дружеството е вярна и попада в обхвата на настоящата политика.

Защита на сигнализиращите лица може да бъде отказана, в случаите когато бъде установено, че подаденият сигнал от лицето е заблуждаващ, очевидно неверен, подаден с цел да се навреди умишлено на друго лице или са направени със злонамерен или клеветнически умисъл.


КАНАЛИ ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Дружеството, в изпълнение на настоящата процедура, създава и поддържа различни канали за подаване на сигнали за нарушения с цел да създаде по-благоприятна среда, която да насърчава спазването на законодателството и да се бори със затаяването на нарушения на правилата.

„Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД разбира добре, че всеки човек е различен и уникален и за да може всеки един от нас да се чувства защитен и спокоен, създадохме отделни канали за подаване на сигнали, които да позволят на всеки да използва най-удобния за него начин за сигнализиране. Дружеството създава специален имейл адрес Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите., на който всяко сигнализиращо лице може да изпрати своя сигнал и доказателства към него. На следващо място е открита специална телефонна линия, на която могат да бъдат подавани сигнали в работното време на Дружеството, които ще бъдат записвани за целите на проверката на сигнали по Закона. Създадения от „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД телефон е 02/405 17 71. За да могат лицата желаещи да подадат сигнал чрез писмо или съобщение, Дружеството ще осигури и физическа пощенска кутия, която ще бъде поставена пред входа на офисите на дружеството, в която всеки сигнализиращ в удобно за него време да може да подаде сигнал. На последно място, „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД е готово при желание на лицето подаващо сигнал, същият да бъде приет и в устна форма, като за целта се уврежда специална процедура.

Всеки сигнал, независимо от начина на подаване се записва на траен носител като  информацията на този носител се запазва за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвани.

Дружеството гарантира поверителност на самоличността на сигнализиращото лице и на лицето срещу което е насочен сигнала, на всички подпомагащи лица и на всяко трето лице посочено в сигнала или доклада за случая. Дружеството гарантира, че управлява канала за подаване на сигнали по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация.

Когато сигналът се подава по телефонна линия, която се записва „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД запазва запис от разговора (включително резервно копие) по начин, които гарантира трайното запазване на сигнала. При необходимост може да бъде създаден точен и буквален препис на разговора.

Когато сигналът се подава по телефонна линия, която не се записва или устно в офиса на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД, сигналът се документира, като за целта се създава протокол, в който служител на дружеството буквално записва отправения сигнал. След изготвяне на протокола, същият се прочита на сигнализиращото лице и след одобряването му се изпраща към длъжностното лице. В случаите, когато сигнала се подава устно в офис на дружеството, сигнализиращото лице подписва протокола, при одобрение.

При провеждане на физическа среща, служителите на дружеството могат да запишат проведения разговор и с технически средства, ако сигнализиращото лице е дало изричното си съгласие за това.

Когато сигналът е подаден по пощата или по имейл се счита, че е налице валидно сезиране и лицата получили съобщенията по въпросния ред са длъжни да докладват сигналите незабавно на Длъжностното лице. Сигналите и всички приложени документи към тях се съхраняват, по начин които гарантира трайното им съхранение, включително чрез създаване на резервни копия.

 

ДЛЪЖНОСТНО ЛИЦЕ ЗА РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛИ

„Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД определя служител, отговарящ за разглеждането на сигналите за нарушения в лицето на длъжностното лице за защита на данните на Дружеството. Длъжностното лице служи като централна точка, до която се адресират, наблюдават и съхраняват всички сигнали и случаи за нередности.

Длъжностното лице за разглеждане на сигналите получава, наблюдава и съхранява всички подадени сигнали за нередности, с изключение на случаите, когато сигналът касае дейността на друго звено – например Специализираната група по чл. 106 ЗМИП или ДЛЗД на Дружеството. В случаите когато длъжностното лице за разглеждане на сигнали е сезирано със сигнал, който не е в неговата компетенция, същият се предава без ненужно забавяне на компетентния служител или отдел за произнасяне и уведомява лицето подало сигнала.

Длъжностното лице е независимо и служи като централна точка, където се получават, наблюдават и съхраняват всички сигнали и случаи за нередности. Всички останали звена/лица са длъжни да предават без забавяне всички входящи сигнали за нарушения на Длъжностното лице.

Длъжностното лице отговаря за получаване, наблюдение и съхраняване на всички случаи на подадени сигнали за нередности в организацията на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД. Разглежда сигналите за нарушения, които са от неговата компетентност, а тези извън нея препраща на съответните лица и отдели и уведомява за това сигнализиращото лице.

Длъжностното лице разглежда всички сигнали за нередности получени в дружеството и провежда проверка, като за целта може да комуникира със сигнализиращото лице и с всички служители на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД за изясняване на фактическата обстановка по случая и преценяване на фактите и действията съобразно записаното в сигнала.

Длъжностното лице уведомява ръководството на дружеството за всички постъпили сигнали без ненужно забавяне. По вече подадени сигнали, Длъжностното лице предоставя доклад за дейността си и извършената проверка и резултатите от нея.

Длъжностното лице следва при всички свои действия да спазва висок морал, сдържаност, дискретност и поведение, което да не позволява разкриване на поверителна информация във връзка със сигнала, включително да пази в тайна самоличността на сигнализиращото лице, освен ако сигнализиращото лице се съгласи с разкриването на самоличността му или ако това се изисква от закона.

При документирането на сигнала служителят или Длъжностното лице следва да отбележи ключовите въпроси, които предизвикват безпокойство в сигнализиращото лице, и ще поиска документални доказателства, ако има такива. Лице, което подава сигнал за нарушение, трябва да предоставя възможно най‐подробни данни, включително дати и детайлно описание на въпроса, който предизвиква безпокойство. Би било полезно да бъдат предоставени следните данни:

  • Дата, час и местоположение.
  • Имена на участващите лица, роли и отдел.
  • Връзка със засегнатото лице (лица).
  • Естество на безпокойството.
  • Как е получена информацията за въпроса.
  • Свидетели.
  • Друга подходяща информация в подкрепа на доклада (например документи, снимки и др.)



ПРОЦЕДУРА ЗА РАБОТА

Регистрирането на сигнали в Дружеството се извършва чрез Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Формулярът), чиито образец е одобрен от Комисията за защита на личните данни, в качеството ѝ на Централен орган за външно подаване на сигнали.  Сигналът се подава до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, писмено, включително чрез електронна поща, или устно. Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на Формуляра. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице - чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. В случаите, когато сигналът е подаден устно, Формулярът се попълва от Длъжностното лице за разглеждане на сигнали в присъствието на лицето подаващо сигнала.

Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация    Ако след получаването на сигнал за нарушения се установи, че същият е нередовен, длъжностното лице изпраща съобщение до подателя, в което го информира за нередовността на сигнала и му дава 7-дневен срок за отстраняване.

Всеки сигнал се вписва в специален регистър, по образец, одобрен от КЗЛД и се извършва проверява по отношение на неговата достоверност. Длъжностното лице поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него и от трети лица.

След като се запознае със сигнала Длъжностното лице предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала.


ПОВЕРИТЕЛНОСТ

Поверителност

Самоличността на сигнализиращото лице и всяка информация свързана с него, може да бъде разкрита само на оторизираните служители, компетентни да обработват сигнали за нарушения. Информацията свързана със самоличността на сигнализиращото лице и подаденият от него сигнал следва да се третират като конфиденциална информация.

Защита на личните данни

Всяко обработване на лични данни, извършено съгласно настоящата политика, включително обмен или предаване на лични данни, се извършва в съответствие със законодателството на ЕС и националното законодателство и политиките на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД. В обработването на личните данни, дружеството се води от принципите за необходимост да се знае, свеждане на данните до минимум, цялостност и поверителност.

Архив за сигнали

 „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД поддържа регистър на подадените сигнали по ЗЗЛПСПОИН, в който се записва всеки един получен сигнал от дружеството. Сигналите за нередности се съхраняват съобразно законовите изисквания и за период не по-дълъг от необходимото. Регистърът се води по образец, одобрен и приет от КЗЛД.


ЗАЩИТНИ МЕРКИ

Дружеството гарантира на лицата подаващи сигнали за нарушения, че ще предотврати предприемането на последващи ответни действия от страна на служители на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД, негови контрагенти и други лица, които са били обект на сигнал. Последващите действия могат да се изразяват в отрицателна оценка за работата на сигнализиращото лице, ангажиране на дисциплинарната отговорност, прекратяване на договор, репутационни вреди, принуда, сплашване, тормоз, дискриминация или несправедливо отношение или други действия водещи до неблагоприятни физически или психически последици за сигнализиращото лице.

В случаите, когато „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД бъде уведомено, установи или има основание да подозира извършването на ответни действия срещу сигнализиращото лице, ще се постарае да окаже необходимата подкрепа на лицето, като консултира, предостави му информация и съвети за защита на неговите права и неприкосновеност.

Когато сигнализиращото лице е обект на ответни действия и е пожелало от Дружеството временна подкрепа, „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД се задължава да обсъди на извънредно събрание на съвета на директорите предоставянето на подходящи мерки за подкрепа помощ на сигнализиращото лице и/или подпомагащото лице. Помощта се определя от съвета на директорите според възможностите на Дружеството и конкретното положение на лицето.

При всички положения „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД няма да толерира неподходящо отношение на работното място по отношение на сигнализиращите и/или подпомагащите лица. В тази връзка Дружеството ще следи всяко едно действие, насочено към тези лица и ще взема предвид качеството им на лица, подали сигнал при разглеждане на всички въпроси, свързани с тях и техните задължения. При необходимост, за да се избегне неблагоприятно поведение по отношение на лицето, подало сигнал или подпомогнало такова лице и след негово искане за това, при организационна възможност, работодателят може да промени временно или за постоянно работното място на лицето в организацията, включително в случаите, когато това е възможно и оправдано, да предложи на лицата полагане на труд от изнесено работно място.

Дружеството поддържа информационни системи и има вътрешни правила, чрез които гарантира защитата на самоличността на всяко сигнализиращо или подпомагащо лице. Всички данни за самоличността на лицата се съхраняват в защитена среда, в която се прилагат организационни и технически мерки за защита. „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД прилага принципа „необходимост да се знае“ по отношение на самоличността на лицата подаващи сигнали или подпомагащите ги лица.


ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА ЗАСЕГНАТИ ОТ ПОДАДЕНИ СИГНАЛИ

Всички лица, срещу които е подаден сигнал за нарушение ще бъдат третирани съобразно презумпцията за невинност. Правата на тези лица са гарантирани от Дружеството и същите ще бъдат третирани по справедлив начин, като във всеки конкретен случаи ще бъдат информирани за своите права и задължения.

Засегнатите лица имат право на информация за основанието за подозрение, кои са получателите на тази информация и също така имат право на достъп, корекция и премахване на информация, свързана с тях, която е непълна или невярна, съгласно правилата за защита на личните данни. Защитата на самоличността на сигнализиращите лица се прилага и по отношение на защитата на засегнатите лица.

Упражняването на някое от правата може да бъде отложено, за да се избегне възпрепятстване на разследването или да бъде ограничено, за да се защитят правата на други участници. Решението дали тези права трябва да бъдат ограничени, или не - се взема от представляващите Дружеството за всеки отделен случай.


МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ

Резултатите от разследванията на нарушения се докладват незабавно пред ръководството на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД след тяхното приключване и биват придружени с мотивирано становище от страна на Длъжностното лице, отговорно за разглеждане на сигналите.
Ръководството на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД отговаря за наблюдението и функционирането на настоящата политика, както и за това на Длъжностното лице да е осигурена самостоятелност и независимост при разглеждане на сигналите. Ръководството на дружеството следва да подсигури материално и функционално дейността на Длъжностното лице и прилагането на политиката за подаване на сигнали.

„Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД определя такова лица за позицията Длъжностно лице, което с оглед на извършваната от него работа в Дружеството не води до конфликт на интереси, както на общо основание, така и по всеки конкретен случай. В случай че се установи конфликт на интереси по конкретен случай, то проверката се възлага на друго лице, определено изрично от изпълнителните директори на Дружеството, а когато конфликта на интереси е на общо основание, то тогава се определя ново Длъжностно лице, което да не бъде в конфликт на интереси.

Ръководството на Дружеството поне веднъж на три години преглежда правилата, практиката и преценява дали е необходима актуализация на политиката и всички свързани с нея вътрешни актове. Актуализацията се одобрява със заповед на изпълнителните директори на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД.

Ръководството на дружеството забранява всяка форма на ответни действия с цел отмъщение срещу сигнализиращи лица (включително заплахи и опити за отмъщение), особено, но не само - под формата на:

  • отстраняване, понижаване или спиране на повишение, както и спиране на обучение;
  • отрицателна оценка на представянето или препоръка за работа;
  • налагане или прилагане на каквато и да е дисциплинарна мярка, порицание или друго наказание;
  • принуда, сплашване, тормоз, дискриминация или несправедливо отношение;
  • непреобразуване на временен трудов договор в постоянен, когато работникът е имал законни очаквания, че ще му бъде предложена постоянна работа;
  • неподновяване или предсрочно прекратяване на временен трудов договор;
  • вреда, включително за репутацията на лицето (особено в социалните медии) или финансови загуби, в това число загуба на бизнес и загуба на доход;
  • включване в черни списъци въз основа на неформално или формално споразумение за сектора или бранша, което може да доведе до това, че лицето да не може да намери работа в този сектор или бранш;
  • предсрочно прекратяване или анулиране на договор за стоки или услуги.

Длъжностното лице представя пред ръководството годишен доклад за статуса на прилагането на настоящата политика в рамките на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД.


ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Настоящата Политика за подаване на сигнали за нарушения на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД е одобрена със Заповед на изпълнителните директори на дружеството и влиза в сила от 01.05.2023 год.

Изменения на настоящата политика се приемат със заповед на изпълнителните директори на „Фронтекс Интернешънъл“ ЕАД.


Контакти за подаване на сигнали

Телефон: 02 405 17 71

Email: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.